A SMS InfoComm tem a responsabilidade de garantir o cumprimento à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e seus requisitos relativos à coleta, armazenamento, recuperação e destruição de registros de dados pessoais e/ou dados sensíveis (“Dados Pessoais”).

Esta política complementa, e não substitui, a Política Geral de Privacidade de Dados – SMS InfoComm e políticas afins, como a “Política de Proteção de Dados Pessoais – Colaboradores” e as políticas de recrutamento.

A SMS InfoComm mantém conjuntos de Dados Pessoais armazenados (“Registros”) em conformidade com requisitos contratuais, regulatórios e demais bases legais aplicáveis às modalidades de tratamentos de Dados Pessoais. É importante que esses Registros sejam protegidos contra perda, destruição, falsificação, acesso não-autorizado e liberação não-autorizada. Para isso, uma variedade de controles é usada, como backups, controle de acesso e criptografia.

Esse controle se aplica a todas as operações, pessoas e processos que constituem o sistema de informações da SMS InfoComm, incluindo colaboradores, membros do conselho, diretores, fornecedores, clientes e terceiros que têm acesso aos dados tratados pela SMS InfoComm.

CLASSIFICAÇÃO DE REGISTROS

A SMS InfoComm classifica os Registros em categorias que estabelecem os requisitos de retenção e de descarte para cada categoria. Todos os Dados Pessoais serão retidos pelo tempo necessário ao cumprimento do objetivo para que foram coletados, com finalidades lícitas, específicas e informadas.

Há uma diversidade de tratamentos de Dados Pessoais cujo prazo de arquivamento não é determinado por lei, como, por exemplo, o tempo de guarda dos Dados Pessoais de um prospecto comercial. Para tais dados, a SMS InfoComm estipula um prazo de guarda que seja coerente com as práticas de mercado e com a natureza do tratamento, enquanto não houver determinação específica pela autoridade reguladora.

Para demais Registros, incluindo aqueles de ordem tributária, trabalhista e previdenciária, a SMS InfoComm se reserva o direito de mantê-los armazenados até o fim do prazo prescricional estipulado em lei.

Categorias de Registros

Registros de Negócios: informações registradas em qualquer meio, criadas ou capturadas que reflitam circunstâncias, eventos, atividades, transações ou resultados criados ou mantidos como parte da condução de negócios da SMS InfoComm, como por exemplo, celebração e execução de contratos, análise e proteção do crédito.

Registros de Marketing e Comunicação: informações pessoais obtidas pela SMS InfoComm como campanhas publicitárias, ações promocionais e pesquisas; redes sociais; e serviço de atendimento ao consumidor – SAC.

Os Registros que forem utilizados para fins de marketing ou de pesquisa permanecerão armazenados na base da SMS InfoComm apenas enquanto perdurar o interesse do titular em receber esses materiais, sendo possibilitado o opt-out a qualquer tempo, o qual permite a revogação do consentimento, caso esta seja a base legal que fundamente a respectiva modalidade de tratamento.

Registros de Recursos Humanos: Dados Pessoais coletados para Gestão do RH – como por exemplo, gerenciamento de tempo de trabalho, salários, benefícios, contribuições previdenciárias e impostos; férias, licenças, ausências; Gestão de Carreira –  como treinamentos, avaliações, experiência profissional, mobilidade no grupo SMS InfoComm; Saúde Ocupacional – como atestados médicos, prontuário médico, atestados de saúde ocupacional e todos os demais relacionados à saúde do empregado;  Recrutamento e Seleção – como nome, gênero, estado civil, idade, dados de contato, RG, CPF, comprovante de endereço, dados bancários, informações de função, habilidades, experiências, qualificações, referências, currículo, dados de entrevista e avaliação, testes psicológicos notas e registros da entrevista e qualquer outra informação que o candidato disponibilize para a SMS InfoComm.

Alguns Dados Pessoais são retidos após o término do contrato de trabalho, estágio ou contrato de trabalho temporário para cumprir os períodos legais de armazenamento definidos pela legislação trabalhista ou tributária.

Registros de Segurança: informações coletadas para gerenciamento do acesso e permanência nas instalações da SMS InfoComm como nome, RG, CPF, foto, biometria, controle de crachá, instalações por CFTV, login e senha para acesso aos sistemas de informação SMS InfoComm.

RETENÇÃO E DESCARTE DE DADOS PESSOAIS

Para cada um desses cenários, a tabela a seguir mostra o período máximo de retenção de Dados Pessoais pela SMS InfoComm, por categoria de Registro, descrição, bem como o formato de descarte.

Eliminação pela SMS InfoComm

 Assim que o período expirar, e desde que não haja uma razão válida para que os mantenhamos, os Dados Pessoais em cópia física serão destruídos como resíduo confidencial e aqueles mantidos eletronicamente serão excluídos dos sistemas da SMS InfoComm e de terceiros contratados. Hipóteses de investigação em curso, processos administrativos e judiciais são razões válidas para manutenção dos Registros e, independentemente de consentimento, os períodos de armazenamento indicados acima poderão ser prorrogados nesses casos. Exceto nas hipóteses acima indicadas, caso a SMS InfoComm tenha o interesse em estender o prazo de armazenamento, os titulares dos Dados Pessoais deverão ser notificados, por escrito, com antecedência razoável da data de término do período de retenção. Se o titular dos Registros optar por exercer seu direito de eliminação dessas informações, os Dados Pessoais serão descartados imediatamente pela SMS InfoComm, exceto em hipóteses de cumprimento de obrigação legal ou regulatória.

CONTATO FACILITADO  

As solicitações recebidas do titular de Registros para exercer seus direitos durante todo o período de tratamento serão respondidas da forma e dentro dos prazos exigidos pelas normas aplicáveis. A menos que especificamente indicado o contrário, o Titular pode enviar solicitações através do e-mail: protecaodedados@servms.com.

O titular também pode direcionar sua solicitação para:

SMS INFOCOMM SERVIÇOS E GERENCIAMENTO DE SOLUÇÕES DE TECNOLOGIA LTDA, – Comitê LGPD SMS InfoComm – Avenida Piramboia, 3654, Alphaville, Barueri-SP, CEP 06465-060.

O titular deve indicar claramente seu nome completo, inserir uma cópia de um documento de identificação e indicar o endereço para o qual a resposta deve ser enviada. O Encarregado pode ser contatado em protecaodedados@servms.com para responder dúvidas ou para obter mais informações sobre esta Política de Retenção e Descarte de Dados Pessoais.

ATUALIZAÇÃO DESTA POLÍTICA

SMS InfoComm reserva-se o direito de alterar ou atualizar esta Política. A versão mais recente, datada de 01/02/2022, está acessível em https://www.smsinfocomm.com.br/ e solicitamos que você a leia sempre que necessário.